ПРАКТИКА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ В ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКОЙ КОМПАНИИ

Павел Михайлушкин, к.э.н., руководитель финансово-экономической службы ОАО «ПО Элтехника», г. Санкт-Петербург

Рассказывая об особенностях промышленных рынков (№ 1(31) 2005, с. 84-86), О. Юлдашева отметила высокие технологические риски, которые требуют от современных предприятий значительных затрат на исследования, разработку новых технологий и выпуск инновационной продукции. Причем промышленные потребители в условиях глобализации ориентированы на закупку продукции у любых доступных поставщиков. Поэтому сегодня российские производители должны конкурировать на международном уровне, зачастую располагая для этого ограниченными ресурсами.
Оперативно принимать адекватные, экономически обоснованные управленческие решения на изменчивом рынке с высокими рисками руководству промышленных компаний помогает технология бюджетирования. Об опыте организации бюджетного процесса на электротехническом предприятии рассказывает, по просьбе редакции, Павел Михайлушкин.

Сегодня руководители российских предприятий понимают, что необходимо инвестировать не только в основные фонды и оборотные активы. Одно из самых эффективных направлений – инвестиции в управленческие технологии, в частности, в постановку бюджетирования. О пользе бюджетирования давно говорят и пишут, проводят семинары и предлагают новые программные продукты. Однако еще многие предприятия не в полную силу используют его возможности. Во многом это связано с непониманием конкурентных преимуществ, которые дает бюджетирование, а также с неудачными попытками его внедрения.
Действительно, построение эффективной системы бюджетирования и управления финансами – довольно трудоемкая задача, требующая немалых затрат. Однако налаженный бюджетный процесс может стать действенным инструментом управления предприятием, в чем мы убедились на собственном опыте.

Бюджет– цели компании, выраженные в цифрах
В общем виде бюджетирование – это процесс составления и исполнения бюджета, т.е. документа, содержащего показатели деятельности в стоимостном выражении, планируемые на определенный период. Он может составляться как для предприятия в целом, так и для отдельных подразделений, направлений, проектов.
Все бюджеты можно разделить на две группы: основные (доходов и расходов, движения денежных средств и плановый баланс) и операционные (продаж, запасов готовой продукции, закупок, общехозяйственных расходов и т.д.). Возможно составление дополнительных бюджетов: инвестиционного, кредитного, налогового.
Виды бюджетов, применяемые в организации, зависят от ее структуры и размера, номенклатуры продукции, кадровых и материальных ресурсов, необходимых для организации процесса бюджетирования. В нашей компании составляются бюджеты доходов и расходов, движения денежных средств, инвестиционный и операционные. Для примера – бюджет доходов и расходов «ПО Элтехника» имеет следующую структуру: доходы от основной деятельности 97–99%, прочие 1–3%; расходы на приобретение материалов и комплектующих 60–70%, на оплату труда 12–15%, транспорт 2–4%, текущий ремонт 2–3%, прочие 9–11%.
По нашему опыту, наиболее рационально ежемесячно составлять операционные бюджеты и бюджет движения денежных средств предприятия (для управления ликвидностью). Бюджет доходов и расходов и инвестиционный бюджет целесообразно верстать на квартал или год. Это обусловлено периодичностью составления бухгалтерской отчетности, оперативностью поступления и отражения в учетной системе первичных документов и длительным сроком реализации инвестиционных проектов.
Все бюджеты в «ПО Элтехника» составляются снизу вверх. Это избавляет среднюю компанию от необходимости содержать штат экономистов по бюджетированию, позволяет активнее вовлечь персонал в процесс. После согласования утвержденные бюджеты (с откорректированными показателями) передаются вниз.

Для полноценного функционирования бюджетного процесса на предприятии необходимо сформировать финансовую структуру. Она представляет собой совокупность центров финансового учета, для которых формируются бюджеты и которые отчитываются за результаты их выполнения. При этом центром финансового учета (ЦФУ) не обязательно должно быть конкретное подразделение предприятия. Это может быть отдельное направление бизнеса, проект, группа подразделений. В зависимости от особенностей хозяйственной деятельности и целей бюджетирования выделяют центр ответственности, центр дохода, центр прибыли, центр затрат, центр инвестиций.
Сегодня в компании «Элтехника» существуют следующие элементы финансовой структуры:

• центры финансовой ответственности – подразделения, которые отвечают за формирование и исполнение бюджета (коммерческий отдел, отдел логистики, производство, финансово-экономическая служба, административная служба и др.);
• центры затрат – подразделения, которые отвечают за расходы; подчинены конкретному центру ответственности (служба эксплуатации, группа маркетинга и рекламы);
• центры доходов – подразделения, деятельность которых направлена на получение дохода (коммерческий отдел, финансово-экономическая служба – одновременно являются центрами ответственности и центрами затрат).

Развитие бюджетного процесса
В целом процесс постановки бюджетирования проходит несколько этапов: определение целей бюджетирования; разработка финансовой структуры с указанием ответственных руководителей; разработка форматов бюджетов; составление аналитических справочников (статей дохода, статей затрат и т.д.); определение регламента составления бюджетов; определение регламента подготовки отчетности по исполнению бюджетов с указанием потребителей отчетов; автоматизация процесса; подготовка и утверждение документа, содержащего полное описание процесса бюджетирования (это может быть положение о бюджете или стандарт предприятия).
Надежность процесса повышают инструкции, в которых содержится описание действий сотрудников предприятия в процессе составления, исполнения бюджета и подготовки отчетности по нему.
В ОАО «ПО Элтехника» для большей наглядности все основные бизнес-процессы (в том числе процесс бюджетирования) описаны графически (рис. 1). Для графического описания можно использовать специальное программное обеспечение, например, MS Visio или All fusion. В перспективе бюджетирование может стать составной частью системы управления производительностью (performance manage-ment), включающей BSC (balanced score card – систему сбалансированных показателей). Финансовые показатели, заданные в BSC будут целевыми значениями для бюджетирования. В нашей компании создана концепция BSC и рассматриваются возможные варианты внедрения.

Автоматизация. Поиск оптимального варианта
Важный и наиболее ресурсоемкий этап – автоматизация бюджетирования. Выбор средств автоматизации зависит от квалификации персонала компании, ее финансовых возможностей, состояния процесса бюджетирования, наличия постановщиков задач (в этом качестве можно привлечь сотрудников экономических служб предприятия).
На начальных этапах внедрения бюджетирования возможна автоматизация средствами стандартного офисного ПО. Назвать это полноценной автоматизацией нельзя, однако этот этап поможет предприятию, внедряющему бюджетирование с нуля, «обкатать» регламенты, наладить взаимодействие подразделений, повысить квалификацию персонала и определить стратегию развития бюджетного процесса.
Исходя из нашего опыта, наиболее приемлемы (со своими плюсами и минусами) варианты разработки специализированного ПО собственными силами или приобретения готового ПО. Основные преимущества «самодельной» автоматизации: полный учет специфики предприятия, гибкость настроек, возможность адаптации в случае изменения финансовой структуры предприятия, невысокая стоимость разработки, внедрения и сопровождения. Недостатки: на предприятии должна функционировать в том или ином виде система бюджетирования; необходимы высококвалифицированные сотрудники – программисты и постановщики задач (экономисты или руководители финансово-экономических служб); дополнительные трудозатраты на документирование системы, написание регламентов, инструкций пользователей. Для отражения учетной информации по исполнению бюджета необходима интеграция с системой бухгалтерского или управленческого учета, системой банк–клиент. Иначе придется дублировать ввод учетной информации, что может снизить оперативность подготовки отчетности.
Готовое ПО – это специализированная программа для бюджетирования или комплексная система, включающая в себя функции учета и бюджетирования. Чтобы упростить поиск и выбор подходящей готовой системы, предприятию необходимо определить задачи, которые она должна решать, и критерии отбора. Оценивают, например, полную стоимость приобретения ПО, стоимость и объем технической поддержки, состав и объем документации, поставляемой вместе с ПО, порядок перехода на новые версии и их стоимость, наличие и стоимость сопутствующих услуг (обучение сотрудников, консалтинг).
В случае приобретения специализированного ПО остается открытым вопрос автоматизации ввода учетной информации, поэтому наиболее рационально использовать комплексное программное обеспечение. В зависимости от готовности и материальных возможностей предприятия это может быть система бухгалтерского (управленческого) учета или система класса ERP. Самостоятельное внедрение систем сопряжено со значительными трудностями, а в случае ERP-систем это практически невозможно.
Преимущества комплексной системы: полноценная реализация бюджетирования как управленческой технологии, отсутствие дублирования при вводе данных, автоматическое формирование отчетности на основе отраженных в системе финансовых трансакций, настройка системы в соответствии с логикой бизнес-процесса (выполнение операций с учетом прав доступа и последовательности действий).
Недостатки: высокая стоимость ПО, значительные расходы на обучение сотрудников и консалтинг, доработка универсальной системы под специфику конкретного предприятия. Могут возникать трудности с адаптацией некоторых систем к изменениям внутренней и внешней среды предприятия. Следует учесть, что в данном случае внедряется не просто система бюджетирования: происходит комплексная автоматизация системы управления предприятием, что сопряжено со значительными рисками.

Ступени автоматизации
В «ПО Элтехника» внедрение бюджетирования было совмещено с автоматизацией, которая проходила в два этапа. Вначале была разработана собственная специализированная система на платформе СУБД MS Access. Она предусматривала безбумажный ввод бюджетов ответственными сотрудниками в ЦФО, автоматическое формирование сводного бюджета и отчетности в различных аналитических разрезах.
Этот этап позволил вовлечь в процесс финансового планирования руководителей среднего и высшего звена, повысить ответственность за финансовые результаты принимаемых решений и улучшить финансовую устойчивость предприятия. В целом у сотрудников появилось понимание важности и полезности процесса бюджетирования.
Второй этап – комплексная автоматизация управления предприятием (включая бюджетирование) на базе ERP-системы MBS Axapta.К началу автоматизации в компании уже действовала система бюджетирования, а функциональность MBS Axapta не в полной мере отвечала требованиям бюджетного процесса. Поэтому ее доработали, создав модуль «бюджетирование». Этот модуль полностью интегрирован в систему (рис. 2). Существующее сегодня решение на базе ERP MBS Axapta полностью охватывает бюджетирование в объеме, имевшемся на момент начала автоматизации, а также дает дополнительные преимущества.
Автоматизация позволила исключить двойной ввод данных, отказаться от бумажного документооборота в процессе бюджетирования. Функциональность системы предусматривает согласование и утверждение финансовых документов на оплату по заданному маршруту без визирования бумажных копий. Контроль платежей на соответствие бюджету происходит автоматически, по определенному алгоритму. За счет автоматизации экономится время на составление бюджетов, подготовку отчетности и согласование текущих платежей. В «ПО Элтехника» инвестиции на втором этапе автоматизации бюджетирования составили $15 тыс. и окупились менее чем за год.

Сегодня бюджетирование – неотъемлемый элемент планирования, гармонично вписывающийся в общую систему управления предприятием. Залог успеха, по нашему мнению, – понимание практической значимости бюджетирования, формализация бизнес-процессов и автоматизация.